Co to są informacje poufne?

Zastanawiasz się, jakie warunki powinny spełniać informacje, aby można było uznać je za poufne? Nie wiesz, czy informacje, które posiadasz mają poufny charakter. A może poszukujesz sposobów zabezpieczenia informacji poufnych? Z artykułu dowiesz się:

• kiedy informacje mogą być poufne,
• jakie kroki należy podjąć w celu ochrony informacji poufnych,
• jaki jest związek informacji poufnych z tajemnicą przedsiębiorstwa i czynami nieuczciwej konkurencji.

Cechy informacji poufnych

Informacje poufne można zdefiniować, jako informacje, które nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile będąc uprawniony do korzystania z tychże informacji lub rozporządzania nimi podjąłeś, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Jak wskazuje się przy tym w orzecznictwie, podjęcie niezbędnych działań w celu ich ochrony wymaga przedsięwzięcia kilku kroków, którymi są:

• dokonania identyfikacji informacji mających znaczenie gospodarcze dla twojego przedsiębiorstwa,
• dokładnego określenia katalogu informacji objętych poufnością,
• konieczne jest także poinformowanie osób, którym przekazuje się informacje o ich poufności, może to mieć miejsce np. w treści zawieranej z takimi osobami umowy,
• niezbędne jest również stosowanie zabezpieczeń prawnych, faktycznych i technicznych w celu zachowania poufności.

Przeciwieństwem informacji poufnych są informacje jawne i publicznie dostępne. Dlatego też, ze stanem poufności będziemy mieli do czynienia tylko wtedy, gdy kontrolujesz liczbę i charakter osób mających dostęp do określonych informacji. Czy to poprzez wydawanie zezwoleń na dostęp do nich, czy też w drodze zawieranych umów z kontrahentami, którym je ujawniasz.

Jak chronić informacje poufne

Jednym z warunków uznania konkretnych wiadomości za poufne jest podjęcie działań mających na celu ich ochronę przed dostępem osób trzecich oraz przed upublicznieniem. Informacja staje się bowiem „tajemnicą”, kiedy przejawiasz wolę zachowania jej jako niepoznawalnej dla osób trzecich. Informacja nie traci swojego charakteru przez to, że wie o niej pewne ograniczone grono osób zobowiązanych do dyskrecji (np. pracownicy twojego przedsiębiorstwa). Utrzymanie danych informacji jako tajemnicy wymaga także podjęcia przez ciebie działań zmierzających do wyeliminowania możliwości dotarcia do nich przez osoby trzecie w normalnym toku zdarzeń, bez konieczności podejmowania szczególnych starań. Działaniami takimi będą w szczególności:

• zwieranie umów z pracownikami i kontrahentami, których przedmiotem będzie zachowanie określonych informacji w poufności,
• wyraźne oznaczenie przekazywanych dokumentów, jako poufnych i stanowiących element tajemnicy przedsiębiorstwa,
• podjęcie technicznych, organizacyjnych, informatycznych, itp. środków zabezpieczających dostęp osób trzecich do informacji poufnych.

Podejmowane przez ciebie działania muszą być przy tym powzięte z należytą starannością, co oznacza, że powinieneś je dostosować do potencjalnych zagrożeń, a także dołożyć wszelkich starań aby były przestrzegane. Wynika to z faktu, że na tobie – jako przedsiębiorcy – ciąży obowiązek zachowania wyższej (profesjonale) staranności.

Informacje poufne a czyny nieuczciwej konkurencji

Informacje poufne stanowią element tajemnicy przedsiębiorstwa. Naruszenie zaś tej ostatniej stanowi czyn nieuczciwej konkurencji. Do naruszenia może natomiast dojść poprzez ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie twoich informacji poufnych przez osobę nieuprawnioną. W przypadku zaistnienia tego typu okoliczności przysługiwać tobie będzie szereg roszczeń opartych na przepisach o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Ich opis znajdziesz we wpisie zatytułowanym: Czym jest nieuczciwa konkurencja.