Tajemnica przedsiębiorstwa w zamówieniach publicznych

Zamierzasz wziąć udział w przetargu publicznym ale obawiasz się ujawnienia tajemnicy twojego przedsiębiorstwa? Zastanawiasz się, czy i w jaki sposób możesz zastrzec pewne informacje jedynie do wiadomości zamawiającego. A może nie wiesz, czy zamawiający może nakazać traktowanie przekazanych przez niego informacji jako poufnych? Z artykułu dowiesz się:

• czy i w jaki sposób tajemnica przedsiębiorstwa jest chroniona w zamówieniach publicznych,
• czy możesz zastrzec zachowanie określonych informacji tylko do wiadomości zamawiającego,
• kiedy zamawiający uprawniony jest do ograniczenia dostępu do niektórych informacji przetargowych,
• jak chronione są informacje w szczególnych trybach zamówień publicznych.

Zamówienia publiczne charakteryzują się jawnością postępowań, w których zamawiający wybiera wykonawcę zamówienia. Pełna jawność takiej procedury mogłaby jednakże prowadzić do ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa lub innych informacji mających wartość gospodarczą. Dlatego też ustawodawca przewidział możliwość zastrzeżenia poufności części informacji zarówno przez osobę ubiegającą się o udzielenie jej zamówienia, jak i przez samego zamawiającego.

Wykonawca musi zastrzec co jest tajemnicą przedsiębiorstwa w odpowiednim etapie postępowania

Jeżeli bierzesz udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia, bądź w zorganizowanym przez zamawiającego konkursie możesz zastrzec, że informacje stanowiące tajemnicę twojego przedsiębiorstwa nie będą udostępniane innym podmiotom uczestniczącym w tym postępowaniu. W tym celu powinieneś:

• nie później niż w terminie składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, złożyć tego typu zastrzeżenie,
• wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę twojego przedsiębiorstwa.

Przypomnijmy, zatem że zgodnie z definicją ustawową, przez tajemnicę przedsiębiorstwa należy rozumieć informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które:

• jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo
• nie są łatwo dostępne dla takich osób,

o ile będąc uprawniony do korzystania z tychże informacji lub rozporządzania nimi podjąłeś, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności (więcej na ten temat znajdziesz w zamieszczonym na naszym blogu artykule: Co to jest tajemnica przedsiębiorstwa?).

Natomiast, jeżeli:

• jest to uzasadnione ochroną prywatności lub interesem publicznym oraz
• wniosłeś zastrzeżenie o nie ujawnianiu niżej wskazanych informacji przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego

zamawiający nie będzie mógł ujawniać danych osobowych oraz wysokości wynagrodzenia w zakresie dostaw lub usług z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, a także z zakresu działalności archiwalnej związanej z gromadzeniem materiałów archiwalnych, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności.

Pamiętaj jednakże, że prawo przewiduje pewne wyjątki w zakresie możliwości zastrzeżenia poufności informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa. Mianowicie, nie możesz zakazać udostępnienia następujących danych:

• twojej nazwy (firmy),
• twojego adresu,
• informacji dotyczących ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w złożonej przez ciebie ofercie.

Wyżej wskazane informacje podawane są bowiem do publicznej wiadomości w chwili otwarcia ofert przez zamawiającego.

Zastrzeżenie zamawiającego

Również zamawiający może, w pewnych przypadkach, zastrzec poufność informacji przekazywanych uczestnikom postępowania. Będzie to miało miejsce, gdy zamawiający określi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymogi dotyczące zachowania poufnego charakteru informacji przekazanych wykonawcy w toku postępowania. Tego typu zastrzeżenia będą dla wykonawców wiążące.

We wskazanym przypadku, zamawiający nie ma obowiązku udostępniania części specyfikacji istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej. Określa on wtedy środki mające na celu ochronę poufnego charakteru informacji oraz wskazuje sposób uzyskania tych informacji.

Szczególne tryby zamówień publicznych

Niezależnie od wyżej wskazanych przypadków, niekiedy poufność informacji wynika wprost z przepisów prawa. Dotyczy to w szczególności prowadzonych negocjacji oraz dialogu konkurencyjnego, które mają charakter poufny. Co więcej, żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami lub dialogiem.

Nadto, ewentualna zgoda musi być jednoznaczna i szczegółowo opisywać jakich danych dotyczy. Zgoda, która nie wymienia konkretnych informacji, jest będzie bowiem bezskuteczna.

Obowiązkiem zachowania tajemnicy objęte są również informacje przekazywane przez zamawiającego wykonawcy, który ubiega się o udzielenie zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. Przed ich przekazaniem zamawiający ma obowiązek zweryfikować, czy podmiot ubiegający się o udzielenie takiego zamówienia publicznego daje rękojmię zachowania tajemnicy informacji niejawnych.