Zawieszenie działalności a trwająca umowa B2B – czy to możliwe?

Marzy Ci się miesiąc urlopu od korporacyjnego tempa? A może dopadła Cię choroba i wiesz, że przez najbliższe tygodnie nie napiszesz ani linijki kodu? Naturalnym odruchem każdego przedsiębiorcy jest chęć oszczędności. „Skoro nie pracuję, to zawieszam firmę i nie płacę ZUS” – myślisz. Brzmi logicznie.

Ale zaraz potem w Twojej głowie pojawia się głos wątpliwości: „Zaraz, ale ja mam podpisaną stałą umowę B2B. Czy mogę zawiesić firmę, nie zrywając kontraktu? Czy zleceniodawca się nie wścieknie? I co, jeśli w trakcie zawieszenia przyjdzie przelew?”.

W internecie znajdziesz mnóstwo sprzecznych porad. Na forach programistycznych jedni piszą „śmiało zawieszaj”, inni straszą kontrolą skarbową. Jako radca prawny, który na co dzień analizuje umowy B2B, powiem Ci wprost: diabeł tkwi w szczegółach (i datach). W tym artykule przeprowadzę Cię przez ten proces krok po kroku, żebyś mógł odpocząć z czystą głową i pełnym portfelem.

Czy można realizować umowę mając zawieszoną firmę?

Zacznijmy od najważniejszej zasady, o której wielu zapomina. Zawieszenie działalności to nie jest tylko „niepłacenie ZUS-u”. To deklaracja: „nie zarobkuję”.

Wielu moich klientów pyta: „Mecenasie, a czy mogę zawiesić firmę, ale nadal odpisywać na maile i robić drobne poprawki w kodzie, żeby klient nie zauważył?”.

Odpowiedź brzmi: Nie.

Jeśli w okresie zawieszenia wykonujesz czynności, które wchodzą w zakres Twojej działalności (i Twojej umowy B2B), łamiesz prawo. Urząd Skarbowy może uznać zawieszenie za fikcyjne. Oznacza to konieczność zapłaty zaległych składek ZUS wraz z odsetkami oraz korektę podatków. To boli.

Co jednak z samą umową B2B?
Samo zawieszenie działalności gospodarczej nie rozwiązuje automatycznie Twojej umowy B2B. Umowa trwa nadal, ale Ty nie możesz jej aktywnie realizować. Jeśli Twój kontrakt wymaga od Ciebie „ciągłej gotowości do świadczenia usług” lub dostępności pod telefonem w godzinach 9-17, to zawieszenie firmy bez aneksu do umowy lub porozumienia z klientem jest ryzykowne. Może zostać potraktowane jako nienależyte wykonanie umowy.

Wystawienie faktury po odwieszeniu (Data sprzedaży)

To jeden z najczęstszych mitów: „Nie mogę wystawić faktury, bo mam zawieszoną firmę”. To nie do końca prawda. Prawo pozwala Ci przyjmować należności powstałe przed zawieszeniem.

Wyobraź sobie sytuację: pracowałeś cały marzec. 1 kwietnia zawieszasz działalność. Termin płatności za marzec przypada na 10 kwietnia. Czy możesz wystawić fakturę?

Tak, ale musisz uważać na datę sprzedaży.

• Jeśli usługa została wykonana w marcu (przed zawieszeniem), masz prawo wystawić fakturę nawet w trakcie zawieszenia (lub zaraz po odwieszeniu).
• Kluczowe jest, aby faktura w trakcie zawieszenia lub po nim nie dokumentowała czynności wykonanych w trakcie tego zawieszenia.

To moment, w którym warto uporządkować swoje finanse-b2b. Jeśli planujesz zawieszenie, poinformuj o tym księgową. Zróbcie porządek w papierach tak, by data wykonania usługi na fakturze pokrywała się z okresem, kiedy Twoja firma była aktywna.

Zawieszenie na czas urlopu/choroby – oszczędność ZUS

Dlaczego w ogóle rozważamy te wszystkie kombinacje? Dla pieniędzy, a konkretnie – dla składek ZUS. Jeśli planujesz dłuższy urlop (np. miesięczny wyjazd do Azji) lub dopadła Cię choroba, a nie masz prawa do zasiłku (lub jest on śmiesznie niski), zawieszenie to realna ulga dla portfela.

Musisz jednak pamiętać o kilku zasadach:

1. Minimum 30 dni: Nie możesz zawiesić firmy na weekend czy tydzień. Minimalny okres zawieszenia to 30 dni. Jeśli odwiesisz ją wcześniej (np. po 20 dniach), ZUS uzna, że zawieszenia nigdy nie było i każe zapłacić składkę za cały miesiąc.
2. Brak ubezpieczenia: W trakcie zawieszenia nie podlegasz ubezpieczeniu zdrowotnemu (chyba że zgłosi Cię małżonek lub zapłacisz dobrowolne składki). To ważne, jeśli planujesz urlop za granicą.
3. Powrót do ulg: Pamiętaj, że okres zawieszenia nie wlicza się do okresu korzystania z ulg takich jak „Ulga na Start”. Jednak w przypadku maly-zus-plus sytuacja jest bardziej złożona – czas zawieszenia może wpłynąć na Twoje uprawnienia lub limity przychodu. Warto to przeliczyć przed kliknięciem „Wyślij” w CEIDG.

Co z kosztami stałymi (leasing, telefon) w trakcie zawieszenia?

Wielu przedsiębiorców boi się, że zawieszenie działalności oznacza konieczność rozwiązania wszystkich umów: leasingu, abonamentu za telefon czy wynajmu biura. Spokojnie – odwieszenie firmy nie będzie konieczne tylko po to, by zapłacić ratę za samochód.

Przepisy pozwalają na regulowanie zobowiązań powstałych przed datą zawieszenia. Co to oznacza w praktyce?

• Leasing: Umowę podpisałeś wcześniej, więc masz prawo (i obowiązek!) płacić raty w trakcie zawieszenia. Samochód stoi bezpiecznie w garażu (nie używasz go do celów zarobkowych), a Ty spłacasz raty.
• Biuro i telefon: Podobnie jak z leasingiem – opłacasz faktury, aby zabezpieczyć źródło przychodów na przyszłość.

Co więcej, te wydatki mogą nadal stanowić koszt uzyskania przychodu (choć ich rozliczenie podatkowe następuje zazwyczaj w pierwszym okresie rozliczeniowym po wznowieniu działalności). To idealny przykład na to, że prawo nie zawsze jest przeciwko nam – trzeba tylko wiedzieć, jak z niego korzystać.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)